Kā efektīvi izmantot iekšējās komunikācijas rīkus?

Šoreiz par vienu no uzņēmuma iekšējās komunikācijas rīkiem – sapulcēm. Īsā atbilde – nepieciešams definēt, kādos gadījumos kāda tipa tikšanās vai sapulce ir vajadzīga. Nedaudz garāka atbilde ir šāda:

1:1 – var būt ikdienas, ikmēneša, specifiskas vai uz jauna darbinieka integrēšanu vērstas tikšanās. Vislabāk, protams, ja katrai šādai tikšanās reizei ir iepriekš sagatavota vienota struktūra, ko var izmantot katru reizi. Tad neaizmirstas apspriestais un savukārt ar fiksēto var dalīties ar citiem sapulces dalībniekiem. Šādām sapulcēm mērķis parasti ir uzticēšanās veicināšana, palīdzība izaugsmē un vadības klātbūtne dažādos procesos.

grupu tikšanās – ne vienmēr ir svarīgi, lai tikšanās reizēs piedalās visa komanda. Bieži jautājumu var atrisināt grupa no komandas. Arī šeit nepieciešama struktūra, un parasti tiek apspriests progress, dažādi viedokļi vai risināti konflikti. Lai šādas sapulces būtu veiksmīgas, eksperti iesaka “turēties” pie iepriekš izstrādāta plāna un katram grupas dalībniekam uzticēt savu lomu. Piemēram, ir moderators, ir klausītājs, kas nepiedalās diskusijā, bet sniedz savu komentāru, kad tas nepieciešams. Tad vēl kādam noteikti jāfiksē sarunas gaita.

komandas tikšanās – cik bieži? Tādas noteikti ir nepieciešamas atmosfēras uzlabošanai un stratēģijas precizēšanai vismaz reizi ceturksnī vai pusgadā, taču apspriestajiem jautājumiem ir jābūt būtiskiem un stratēģiskiem. Iepriekš arī jāizlemj, kā šādu tikšanos padarīt maksimāli iesaistošu.

līderu tikšanās – parasti ir ar mērķi sinhronizēt kontekstu un progresu, pieņemt lēmumus. Šis noteikti ir sarežģītākais tikšanās formāts, jo katram līderim, piemēram, produktu vadītājam vai mārketinga vadītājam ir nepieciešama cita veida, bet ļoti precīza informācija.

Maksimāli sagatavojoties un fokusējoties, var panākt to, ka sapulces ir efektīvs komunikācijas rīks nevis lieks laika patēriņš, ko daļa komandas gaida šausmu pārņemti.

Tad vēl komunikāciju būtiski atvieglo tas, ka katram komandas dalībniekam ir savs komunikācijas manefests. Ir dažādi pētījumi un statistika, bet parasti uzņēmumā līdz 40 darbiniekiem komunikācija kaut kā notiek “automātiski”. Ja darbinieku ir vairāk, tad komunikācija ir gan jāveicina, gan jāstrukturē. Tad vēl klāt nāk papildus apstākļi – filiāles dažādās valstīs, kam neizbēgami komplektā ir atšķirīgas kultūras aspekti.

Komunikācijas manifestā katrs darbinieks norāda atbildes uz šādiem jautājumiem:

⚙️ kas man ir svarīgi sadarbībā un komunikācijā?

⚙️ kāds ir mans komunikācijas stils – ko citiem vajadzētu ņemt vērā? Piemēram, es ātri aizsvilstos un reizēm varu pateikt kaut ko pārāk tieši.

⚙️ kādus komunikācijas kanālus es izmantoju?

⚙️ kādos laika periodos vislabāk man rakstīt vai zvanīt un kādos labāk netraucēt?

⚙️ kas man ir svarīgi tikšanās laikā?

⚙️ kā es pieņemu lēmumus?

⚙️ kā es dodu un kā vēlos saņemt atgriezenisko saiti?

Katra darbinieka personīgais komunikācijas manifests var būt pieejams uzņēmuma iekšējā tīklā. Tas var palīdzēt izvairīties no pārpratumiem un konfliktiem.

Atbildēt

Jūsu e-pasta adrese netiks publicēta.